«Bleiben Sie Zuhause»
Schnell wurden verschiedene Varianten dargelegt. Die einfachste wäre eine briefliche Generalversammlung mit schriftlicher Abstimmung gewesen. Diverse Online-Tools wurden ebenfalls in Betracht gezogen, aber aus Sicherheitsgründen wieder verworfen. Der brieflichen Abstimmung haftete negativ an, dass die Gemeinsamkeit und die Persönlichkeit der Generalversammlung auf der Strecke blieb, war sie doch die letzte des scheidenden, langjährigen Präsidenten der OGA, Oberleutnant Reto Berli. Berli hatte die OGA in den Jahren seiner Präsidentschaft massgeblich geprägt und modernisiert, und jungen Offizieren den Zugang zum wertvollen Netzwerk der hochkarätigen Vereinsmitglieder nähergebracht. So hat sich der Vorstand denn auch entschieden, stattdessen eine Live-Generalversammlung gepaart mit einem sicheren Abstimmungs- und Kommunikationstool durchzuführen, welches durch Müller WebApps gebaut wurde.
Die Zeit drängt
Die Zeit zwischen Entschlussfassung der Durchführungsart und dem Termin für den Versand der Einladungen war mit rund 4 Wochen enorm kurz. Deshalb musste schnell ein klares Konzept sowie ein Proof-of-Concept erfolgen. Ebenfalls mussten Mitglieder identifizierbar sein, was nur mittels persönlichem Login erfolgen konnte.
Die erste Version der Plattform zusammen mit allen Benutzerdaten war bereits vor dem vereinbarten Termin bereit. Damit konnten die Einladungen zusammen mit den Logins mit gutem Gewissen an die Mitglieder versendet werden. In den darauffolgenden Wochen wurde die Plattform finalisiert und letzte Korrekturen konnten dank einem vollumfänglichen Testlauf integriert werden.
Die digitale Live-GV
Die finale Plattform beinhaltete nach jeweiliger Anmeldung einen Livestream der Referenten einerseits, diverse Interaktionsmöglichkeiten sowie Details zu den besprochenen Traktanden andererseits. Die Mitglieder wurden mittels Livestream sowie durch zeitgleichen Konfigurationen durch den Vorstand in Echtzeit durch die einzelnen Traktanden geführt. Auf Geheiss des Präsidenten wurden Traktanden zur Abstimmung freigegeben, worauf die Mitglieder ihre Stimme entsprechend abgeben konnten. Die eingegangenen Stimmen wurden dem Vorstand in Echtzeit präsentiert, wobei auch das Amt des Stimmenzählers wegfiel.
Während der Versammlung konnten die Teilnehmer die Plattform nutzen, um Anträge, Wortmeldungen oder Fragen zu platzieren, die dem Vorstand angezeigt und direkt im Livestream beantwortet werden konnten. Damit war eine beidseitige Interaktion möglich, die dem Anlass die nötige Qualität verliehen.
Die Wartezeit im Login-Bereich vor oder nach der Versammlung konnten die Teilnehmer denn auch nutzen, um die eigenen Stammdaten zu überprüfen und allfällige Änderungen direkt vorzunehmen, was der Datenqualität der Mitgliederdatenbank einen grossen Mehrwert geboten hat.
Die finale Plattform beinhaltete nach jeweiliger Anmeldung einen Livestream der Referenten einerseits, diverse Interaktionsmöglichkeiten sowie Details zu den besprochenen Traktanden andererseits. Die Mitglieder wurden mittels Livestream sowie durch zeitgleichen Konfigurationen durch den Vorstand in Echtzeit durch die einzelnen Traktanden geführt. Auf Geheiss des Präsidenten wurden Traktanden zur Abstimmung freigegeben, worauf die Mitglieder ihre Stimme entsprechend abgeben konnten. Die eingegangenen Stimmen wurden dem Vorstand in Echtzeit präsentiert, wobei auch das Amt des Stimmenzählers wegfiel.
Während der Versammlung konnten die Teilnehmer die Plattform nutzen, um Anträge, Wortmeldungen oder Fragen zu platzieren, die dem Vorstand angezeigt und direkt im Livestream beantwortet werden konnten. Damit war eine beidseitige Interaktion möglich, die dem Anlass die nötige Qualität verliehen.
Die Wartezeit im Login-Bereich vor oder nach der Versammlung konnten die Teilnehmer denn auch nutzen, um die eigenen Stammdaten zu überprüfen und allfällige Änderungen direkt vorzunehmen, was der Datenqualität der Mitgliederdatenbank einen grossen Mehrwert geboten hat.
Reto Berli
Eine organisatorische Meisterleistung
Die Wortmeldungen zeugen vom Erfolg
Der enorme technische Aufwand für die Live-Übertragung, aber auch der grosse Aufwand für die technische Aufbereitung der Plattform haben sich ausgezeichnet: Zahlreiche Mitglieder haben sich während der oder im Nachgang zur Versammlung überaus positiv geäussert und geschätzt, den menschlichen Kontakt auch über digitale Mittel aufrecht erhalten zu können. Technisch ist die Versammlung nach Plan und ohne jegliche Zwischenfälle abgelaufen. Auch technisch weniger versierte Mitglieder konnten sich problemlos anmelden und der Versammlung folgen, und haben dies auch in ihren Feedbacks deutlich gemacht. Aber auch nach aussen hatte die digitale Versammlung Signalwirkung: Die OGA und insbesondere der Vorstand befindet sich am Puls der Zeit und scheut keine Mühen, um ihren Mitgliedern den bestmöglichen Dienst zu erweisen und sie optimal und transparent in Entscheidungsprozesse einzubeziehen.
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